シフト 作成 エクセル。 Excel「簡単入力シフト管理表」エクセル無料テンプレート【使い方解説】|たっくんの自由帳

エクセルでシフト管理表を作ろう!シフトの種類や便利な関数も紹介!|ITトレンド

シフト 作成 エクセル

テンプレートのダウンロードをしよう! 紙に手書きするなど、アナログな方法でシフト表を作成するよりも、エクセルを活用した方が関数を使用できる分、効率的です。 エクセルは多くの職場で使われているため、操作に慣れている人も多いでしょう。 詳しい人であればエクセルファイルを新規作成した状態からでも、関数やレイアウトを設定し、便利なシフト表を作成できますが、中にはエクセルの知識や技術がない人もいます。 そのような場合は、インターネット上にあるシフト表のテンプレートを使うことをお勧めします。 テンプレートを使えば、ある程度完成されたデザインを使うことができるため、エクセルの操作に不慣れな人でも簡単に有益なシフト表を作成できます。 エクセルの操作が得意な人であれば、自分が使いやすいように関数を付け加えることで、勤怠管理を同時に行うことができ、給与計算もできます。 まずは自社の特徴にあったシフト表のテンプレートを探し、ダウンロードすることがおすすめです。 必要なシフト表の種類を選ぼう シフト表を作成するときにはテンプレートの種類を知り、有効活用することが重要です。 目的に応じて適切なテンプレートをダウンロードし、手を加えていくといいでしょう。 ここからはシフト表の作成に必要なテンプレートの種類を説明していきます。 主なシフト表1:タイムシフト タイムシフトとは、名前の通り、その日の営業に必要な人員が記載されているシフト表です。 1日ごとの内容を記載し、毎日交換するタイプのものです。 この種類のシフト表に必要な項目は雇用形態・名前・役割・勤務時間・合計時間です。 一般的には横軸に時間が記載されており、縦軸には従業員の名前を入力します。 そして該当する勤務時間分の横棒グラフを書き、見た目も分かりやすく表現します。 主なシフト表2:週間シフト 週間シフトは1週間のシフトが記載されたシフト表です。 基本的にタイムシフトと必要な項目は変わりませんが、曜日ごとに誰がシフトにどれくらい入っているかを明確に示しています。 1週間の動きに合わせてシフトを確認することができるため、急な欠員が発生しても、1週間の中で調整することが可能です。 また、曜日によってオペレーションが変わったり、週ごとのシフトが決まっている業種ではタイムシフトよりも週間シフトを活用します。 主なシフト表3:月間シフト 月間シフトとはカレンダーのように、月の流れに合わせて使うことができるシフト表です。 このシフト表は職場で共有するシフト表というよりは、個人で管理するシフト表として使うことが一般的です。 月間のカレンダーのようなイメージになるため、1日に使えるマスの大きさは小さく、詳細まで情報を表示することができません。 時間ではなく誰が出勤しているかを管理する場合に向いています。 勤務開始時間と勤務終了時間が固定のワークスタイルの場合に有効活用できます。 主なシフト表4:休暇管理シフト 休暇管理シフトは正社員などの休暇管理を行うときに使用するシフト表です。 基本的には月間シフトと同じテンプレートを使い、誰がいつ休暇を取っているかを把握できるようにします。 月の流れが基本となるプロジェクトを進めている場合は、休暇の取得状況もプロジェクトの進行に影響を及ぼすため、正確に管理することが大切です。 便利なエクセル関数でシフト表をカスタマイズしよう! エクセルでシフト表を作成するときには、関数を活用することでシフト表作成にかかる時間を短縮でき、勤務の合計時間やシフトの過不足を一目で把握できるようになります。 ここからは便利なエクセル関数を使ったシフト表のカスタマイズ方法を紹介していきます。 便利な関数1:DATE関数で日付を入力しよう シフト表には必ず日付を入力します。 年間を通すと365日分入れる必要があり、毎回手入力だと非常に時間がかかるため、「DATE関数」を使用するとよいでしょう。 利用する前の準備 通常、シフト表には「年」と「月」を分かりやすい位置に記載するため、まずはエクセルのフォーマット上に「年」と「月」を入力する場所を作ります。 例えば、エクセルのA1に「2019」、B1に「年」、C1に「4」、D1に「月」と入力すると、見た目上は「2019年4月」と表示されます。 このような基本情報を入力することで関数を使いやすくなります。 日付を縦軸に記載するか、横軸に記載するかで変わってきます。 便利な関数2:WEEKDAY関数で曜日を入力しよう シフト表には日付とセットで曜日も入力します。 DATE関数で日付を入力した後、その「年・月・日」の情報を利用して、「WEEKDAY関数」で簡単に曜日を表示できます。 WEEKDAY関数を使用すると「1」から「7」までの数字が割り振られ、「1」が日曜日を意味します。 この状態だとWEEKDAY関数で入力したセルには数字しか表示されていないため、先程と同様に「セルの書式設定」を選択し、「ユーザー定義」の種類に「aaa」と入力すると、数字が「日」から「土」までで表示されるようになります。 また、「ddd」と入力することで漢字ではなく英語の曜日も表示できます。 便利な関数3:COUNTA関数で出勤日数を入力しよう 従業員が月に何日出勤するかを表示するためには「COUNTA関数」を使います。 このCOUNTA関数では、文字や数字などを含むセルをカウントします。 出勤日数をカウントするためには、各日の勤務時間数などの列を範囲に設定し、入力のあるセルの個数を数えることで出勤日数を算出できます。 例えば、Aさんの勤務時間数をB列に記載している場合、「SUM関数」を使うことで勤務時間の合計を出せますが、さらに「COUNTA関数」を使えば出勤した日数をカウントできます。 便利な関数4:COUNTIF関数で稼働人数を入力しよう 早番・遅番、日勤・夜勤などのシフト体制があるシフト表であれば、それぞれの時間帯ごとに稼働する人数をカウントすることで過不足を算出できます。 このように条件を設定することで、指定した時間帯の稼働人数をカウントできます。 便利な関数5:SUM関数でその日の出勤人数を入力しよう 指定した範囲内の数字を合計する関数は最も有名な「SUM関数」です。 先程のCOUNTIF関数を使うことで各時間帯の出勤人数をカウントすることができ、その数字をSUM関数で合計することで、その日に出勤する人数を計算できます。 エクセルでは非効率?そんな時はシフト管理システムを使おう! エクセルで作るシフト表のフォーマットは一度作成してしまえば、コピーすることで使い回しができ、月ごとに管理することでデータを蓄積することも可能です。 ここまでエクセルの関数を紹介してきましたが、関数について知識のない人がシフト表を作成しようとすると、慣れていないためかえって時間がかかってしまう可能性もあります。 また、エクセルではシフト表を複数人で同時編集することができない上、作成完了したシフト表を印刷して店舗に掲示する手間もかかります。 そのため、エクセルのシフト表でも非効率という声があることも否めません。 そうした不便さを感じたときにはシフト管理システムがおすすめです。 ここからはシフト管理システムについて説明していきます。 シフト管理システムでシフト表を簡単作成しよう! エクセルでは従業員から提出されたシフト希望をファイルに転記する必要があり、過不足がないように手動で調整する必要もあります。 一方でシフト管理システムにはモバイル版がリリースされているものもあり、従業員がスマートフォンでシフト希望を提出するだけで、自動的にシフト表が作成されます。 シフト管理システムには他にも勤怠管理や給与計算の機能もあり、従業員の管理を行う担当者の負担を軽減できます。 シフト管理システムで効率的な人材配置をしよう! シフト管理システムを使うことでシフトに過不足があるとアラート通知が出るものもあり、適切なシフト表を作成することが可能です。 また、複数店舗を持つ企業の場合、店舗間のシフト状況を共有して、必要であれば人員補充ができ、企業として効率的な人員配置を行えます。 エクセルでシフト表を作成している場合であれば、無料のテンプレートを使って短時間でシフト表を作成することも可能であり、関数を活用することでさまざまな情報を容易に管理できるようになります。 また、従業員の人数が多かったり、雇用形態が分かれているような場合は、シフト管理システムを使うことでさらに効率化できます。 まずは自社のシフト表作成の課題を明確にし、最適な方法を検証することが大切です。 エクセルの関数やシステムを使いこなし、自社にあったシフト表を作りましょう。

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シフト表の作成

シフト 作成 エクセル

エクセルでのシフト表・勤怠管理表の作り方 テンプレートではなく、自分でエクセルのシフト表を作りたいという人にシフト表の作り方を紹介します。 作り方はシフト表の種類によっていろいろあるのですが、今回は下のような1日のシフトに入る人数を自動で計算してくれるシフト表を作成してみます。 自動計算させる箇所は、シフトに入っている人数とその日の勤務時間です。 セルのサイズを調整する まず最初にエクセルの縦と横のセルのサイズを調整します。 デフォルトでは横が長すぎるので、シフト表の表部分のカレンダーを作成しても日付が十分にとれません。 ここでは、とりあえず横30ピクセル 縦30ピクセルで作成してみます。 氏名とカレンダーの表をつくる 全体のデザインは後から行うことにして、シフトに入る人と時間の表をつくります。 サンプルでは、正社員かパートかを区別する「種別」、「氏名」「担当業務」「開始時間」「終了時間」と7:00~23時までの表をつくりました。 人数の合計欄を作る 今回は、各担当者の勤務時間とその時間に何人出社しているかの人数を計算するので、計算結果を表示する欄を先ほど作ったエクセルの表の右端と最下部に作ります。 勤務時間を自動計算する まずは、右端の勤務時間の計算からです。 勤務時間は、業務の開始時間と終了時間から算出します。 このままだと何も担当者がいない欄にも「0」が入ってしまうので、表示されないようにします。 一番上に作成した計算式のセルを下にコピーしていくと勤務時間のセルにすべて計算式が入ります。 時間ごとの人数を自動計算する 次に特定の時間に何人の人がシフトされているかを計算します。 使うエクセルの関数は、COUNTIFSです。 COUNTIFS関数は、指定した範囲の中で複数の検索条件に一致する数を算出します。 今回は各担当者の開始時間と終了時間が該当の時間内にあるかどうかをカウントします。 このセルを右にコピーしていけば、各時間の人数が求められるようになります。 デザインを揃える 最後に見やすいようにデザインを揃えます。 エクセルにタイトルや年月日欄、色を付けて完成です。 セルの挿入や削除でも先ほど作成した関数は壊れないので大丈夫です。 まとめ シフト表や勤怠管理表の作り方やエクセルテンプレートを紹介しました。 手書きでシフト表を作成している店舗なども多いと思いますが、エクセルでテンプレートを作ってしまえば自動的に日付や曜日が作成できるので、毎月シフト表を印刷するのが楽になります。 修正やもっと使いやすいシフト表にしたいと思った時にもエクセルをある程度覚えれば、簡単に修正できるので是非テンプレートを活用してオリジナルのシフト表を作成してみてください。

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シフト表はエクセルで簡単作成!作り方を伝授します。

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・ マクロとは? マクロとは、繰り返し行う操作を記録して、作業を自動化できる機能のことです。 エクセルのすべてのバージョンに標準装備されています。 シフト作成に限らず、エクセルで作業するときには同じ操作や計算などを繰り返し実行することがあります。 一度だけのことなら不便に感じることはありませんが、毎週、毎月と同じ作業を繰り返す必要があったり、処理するデータ量が膨大だったりすると作業は非常に大変です。 ルーチン化しているエクセルの操作をマクロに記録しておけば、実行ボタン一つで完結できます。 時間と労力を大幅に短縮できるだけでなく、データ量が多いときでもミスなく正確に作業を実行できるというのがマクロの利点。 シフト表をはじめ、店舗の売上表や営業成績表などのあらゆる事務作業に活用できるため、業務効率化におおいに役立つ機能といえるでしょう。 マクロ機能には、おもに二通りの利用方法があります。 以下で概要を解説します。 Microsoftが提供するエクセルなどで利用するアプリケーション拡張機能のひとつです。 VBAを使ったマクロ作成では、基本として備えられているマクロ機能よりも、さらに複雑な処理ができるという特徴があります。 ただし、実現するためにはVBAのコーディングが必要となるため、プログラミングの知識や言語スキルが求められます。 基本的な知識やノウハウがなければ、実現は難しいかもしれません。 ボタン一つで簡単に操作手順が記録できるため、VBAの知識がない初心者でも簡単に作業を自動化できます。 実行までの工程は、以下の3ステップ。 ステップ1:繰り返し行う単純作業を洗い出す まずは、今のシフト作成の作業で、毎回繰り返している操作を洗い出すことから始めます。 すでにシフト表がある状態で、シートを複製して翌週のシフトを作っている場合は、おもに以下の作業が発生します。 ステップ2:マクロに記録していく 今あるシフト表をもとに、翌週のシフトを作成する手順をマクロに記録していきます。 マクロにつける名前と保存先を入力しましょう。 今回は現在作業中のブックに保存しています。 説明については省略しても問題ありません。 ショートカットキーを入力すると、このブックを利用しているとき即座にマクロを起動できるようになります。 ここで記録する操作は、以下の2つです。 このような状態になったら、ひとまず1回目の記録は終了です。 ただし、日付は毎週変わるため、あくまで「オートフィルを使って連続した日付を表示する」という操作のみを記録します。 まずはD2のセルだけに日付を入力した状態にして、先ほどと同様の手順でマクロの記録をスタートしましょう。 ステップ3:マクロを実行する では実際に、ステップ2で記録したマクロを実行してみましょう。 再びマクロのダイアログボックスが表示されると、先ほど作成した2種類のマクロを選択できるようになっています。 ダイアログボックスが閉じると、Sheet2に表がコピーされ、データが削除された状態の表が現れました。 ダイアログボックスを閉じると、6月8日から7日間の日付が連続で表示されます。 オートフィルの日付入力についても、きちんとマクロに記録されていることが確認できました。 あとは従業員名の名前や表のタイトルを変更すればシフト作成は完了です。 マクロには限界もある エクセルのマクロ機能を使ったシフト作成は、シートのコピーやデータの消去などの単純作業を自動化できる点については非常に便利です。 しかし、マクロ機能だけでは記録できる操作に限界があります。 以下のような処理を実行するためには、やはりVBAを利用する必要があります。 繰り返し処理 記録したマクロを実行するときは、1回ずつ実行ボタンを押す必要があります。 シフトを作成するとき、翌週分だけでなく翌々週や、一か月後のシフトも同時に準備しておきたいという場合もあるでしょう。 この場合、1シート目、2シート目と繰り返し実行ボタンを押す必要があるため、作業に不便を感じてしまうかもしれません。 分岐処理 シフトを作るときは、従業員一人ひとりの労働時間や、その日にかかる人件費予算なども考慮しなければなりません。 勤務時間や人件費の状況を可視化するためには、「8時間以上の勤務にはセルが赤色に表示される」など、数値に応じて個別の操作を処理できる機能があると非常に便利です。 しかし、マクロの記録機能には、「もしこうだったら・・・」という分岐処理は備えられていません。 事由ごとにセルを色付けしたり、該当のセルに入力があった場合に数値を置換したりといった応用性の高い作業にはVBAが不可欠といえるでしょう。 まとめ エクセルのマクロ機能を使ったシフト作成の方法をご紹介しました。 VBAの活用が難しい場合には、簡単な操作のみでシフト作成できるシフト管理システムの導入を検討してみましょう。 ドラッグ・クリックといった基本的な操作で完結するため、難しいプログラミングや関数の知識は必要ありません。 また、シフト作成時に労務違反のリスクが高いシフトにアラートを表示し、安全なシフト作成をサポート。 人件費も自動計算されるため、人件費管理の強化が可能です。 シフト作成の業務負担を軽減できるだけでなく、店舗の運営・管理に役立ちます。 エクセルでのシフト作成・管理に限界を感じている人は、ぜひシフオプの導入を検討してみてください。

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